Поделитесь текущей страницей:

Поиск по базе документов:

 

КОМИТЕТ ПО ПРИРОДНЫМ РЕСУРСАМ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПРИКАЗ

от 3 сентября 2012 г. N 27

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ПРИРОДНЫМ

РЕСУРСАМ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ И О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ

ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ КОМИТЕТА ПО ПРИРОДНЫМ РЕСУРСАМ

ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и постановлением Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов", в целях совершенствования организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в том числе документов по личному составу, образующихся в ходе деятельности комитета по природным ресурсам Ленинградской области, приказываю:

 

1. Утвердить Положение об архиве комитета по природным ресурсам Ленинградской области (приложение 1) и Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) комитета по природным ресурсам Ленинградской области (приложение 2).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

 

Председатель комитета

по природным ресурсам

Ленинградской области

А.А.Эглит

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к приказу комитета

по природным ресурсам

Ленинградской области

от 03.09.2012 N 27

 

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО ПРИРОДНЫМ РЕСУРСАМ

ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

1. Общие положения

 

1.1. Документы комитета по природным ресурсам Ленинградской области (далее - Комитет), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (ГКУ ЛОГАВ).

До передачи на государственное хранение эти документы временно в течение 10 лет, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Комитете.

1.2. Комитет обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с архивными правилами, утвержденными в установленном порядке, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами Комитета. За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должностные лица Комитета несут ответственность в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.3. Архив создан для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение.

Комитет обеспечивает архив необходимым помещением, отвечающим нормативным требованиям хранения архивных документов.

1.4. Комитет обеспечивает условия, необходимые для осуществления архивами полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, образующихся в процессе деятельности.

1.5. Лицо, ответственное за архив в Комитете, назначается распоряжением Комитета.

1.6. В своей работе лицо, ответственное за архив в Комитете, руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Комитета, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами архивного комитета Ленинградской области, настоящим положением.

1.7. Лицо, ответственное за архив в Комитете работает по планам, утверждаемым председателем Комитета, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью лица, ответственного за архив в Комитете, осуществляет председатель Комитета.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью лица, ответственного за архив в Комитете, осуществляет архивный комитет Ленинградской области.

 

2. Состав документов архива

 

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Комитета, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Служебные и ведомственные издания.

2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

2.4. Документы постоянного срока хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Комитету.

 

3. Задачи и функции лица, ответственного за архив в Комитете

 

3.1. Основными задачами лица, ответственного за архив в Комитете, являются:

3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением установленных требований.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами лицо, ответственное за архив в Комитете, осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и обеспечивает сохранность в архиве документов структурных подразделений Комитета, обработанные в соответствии с установленными требованиями.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с архивным комитетом Ленинградской области графики представления описей на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) архивного комитета Ленинградской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Комитета и ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение в архив дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом государственного архива.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Комитета о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии.

3.2.8. Оказывает методическую помощь работникам Комитета, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета, в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета.

3.2.10. Ежегодно представляет в архивный комитет Ленинградской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ ЛОГАВ документы Архивного фонда Российской Федерации.

 

4. Права лица, ответственного за архив в Комитете

 

Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив в Комитете, имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Комитета.

4.2. Запрашивать у структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на лицо, ответственное за архив в Комитете, задач и функций.

 

5. Ответственность Лица, ответственного за архив в Комитете

 

5.1. Лицо, ответственное за архив в Комитете, несет ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций.

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу комитета

по природным ресурсам

Ленинградской области

от 03.09.2012 N 27

 

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

КОМИТЕТА ПО ПРИРОДНЫМ РЕСУРСАМ

 

1. Общие положения

 

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности комитета по природным ресурсам Ленинградской области (далее - Комитет).

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при председателе Комитета.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения председателем Комитета. В необходимых случаях, предусмотренных п. 3.3 настоящего Положения, решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (ЦЭПМК) архивного комитета Ленинградской области.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Ленинградской области, приказами председателя Комитета, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и архивного комитета Ленинградской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется заместителем председателя Комитета. Ее секретарем является лицо, ответственное за организацию ведения архива в Комитете.

ЭК состоит из сотрудников Комитета, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

 

2. Основные задачи ЭК

 

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

 

3. Основные функции ЭК

 

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета, и лицом, ответственным за организацию ведения архива в Комитете, работу по ежегодному отбору документов Комитета для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.3.1. На утверждение ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области, а затем на утверждение руководителю Комитета:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации.

3.3.2. На согласование ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области, а затем на утверждение руководителю Комитета:

- инструкцию по делопроизводству;

- сводную номенклатуру дел;

- описи дел по личному составу (трудовые договоры с директорами учреждений, подведомственных Комитету);

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу (трудовые договоры с директорами учреждений, подведомственных Комитету);

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Перечне.

3.3.3. На рассмотрение ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.3.4. На утверждение председателю Комитета:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.2).

3.4. Совместно с сектором делопроизводства и лицом, ответственным за архив, проводит для сотрудников консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

 

4. Права ЭК

 

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации отдельным сотрудникам Комитета по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу,

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений государственной архивной службы, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Комитета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять Комитет в органах государственной архивной службы.

 

5. Организация работы ЭК

 

5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте с ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному председателем Комитета.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Комитета (в необходимых случаях по согласованию с архивным комитетом Ленинградской области).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

 

 



Законодательство субъектов РФ // Санкт-Петербург, Ленинградская область //

Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования

Copyright © www.pravoregiona78.ru, 2012 - 2017